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Alternance - Assistant(e) administratif(ve) DSI

Date: Jun 10, 2021

Location: Paris, FR

Company: SCOR

     EMEA     

Paris France (FR) 

|

Alternance - COO - Assistant(e) administratif(ve) DSI 

Internship 

Direction 

 

 

 

 

 

Début: Juillet 2021

Rythme et durée : à définir

 

COMEX : COO

 

Alternance – Assistant(e) administratif(ve) DSI

 

- Département

La DSI représente 140 collaborateurs, répartis dans 6 pays sur 3 hubs géographiques : Europe, Asie et Amériques. Elle est organisée autour de 3 piliers : IT Functional (études et projets), IT Technical (réseau, workplace, support, architecture techniques, production), Management and Control (stratégie, sécurité, contrôle de gestion, communication, gestion des compétences IT, process, performance des services).

 

- Job summary

Sous la double responsabilité du responsable Contrôle financier et Achats et de l’assistante de la DSI SCOR, vous avez pour missions principales :

  1. D’assurer les tâches administratives dans le processus quotidien des achats de la Direction des Systèmes d’Information du groupe SCOR

 

  1. D’Assurer des tâches administratives de secrétariat et d’assistanat, au soutien et en backup de l’assistante de direction de la DSI

 

- Responsabilités

1. Responsabiliés achats :

    • Saisir les commandes d’achat dans l’outil P2P Ariba : collaborer avec les donneurs d’ordre, contrôler les demandes reçues en vérifiant leurs inscriptions au budget, veiller aux bonnes imputations comptables et budgétaires
    • Réceptionner les commandes dans l’outil Ariba : procéder aux contrôles des factures dans l’outil de timetracking, collaborer étroitement avec la Comptabilité fournisseurs
    • Contribuer à la mise en place de reports réguliers extraits d’Ariba facilitant toute analyse ou contrôle
    • Assurer le suivi administratif des contrats (signatures, veille, renouvellement, préavis..) dans le cadre d’une démarche  qualité avec les fournisseurs
    • Participer à la mise à jour des fichiers de suivi des dépenses informatiques

 

2. Responsabilités assistanat  :

    • Garantir un accueil de qualité à l'ensemble des interlocuteurs internes ou externes    en veillant à les orienter et en leur apportant l’assistance et le conseil nécessaires.
    •  Coordonner le recueil, la circulation et la diffusion des informations émanant               des différentes directions du Groupe ou de l’extérieur.
    •  Assurer l’assistanat du service : gestion des appels téléphoniques, organisation       des réunions, déplacements, saisie des notes de frais, contrôle des factures,  enregistrement et suivi des bons de commande, suivi des demandes de congés.
    •  Préparer à la demande les supports visuels nécessaires à des présentations.
    •  Préparer les dossiers nécessaires au fonctionnement de la Direction et gérer le classement de ces documents.

 

- Profil

Titulaire d’un Baccalauréat Général, vous préparez une formation de type BTS Support à l’Action Managériale dans le cadre d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation d’une durée de 24 mois.

Rigoureux(se), organisé(e) et méthodique, vous possédez idéalement une expérience significative en secrétariat / assistanat de direction qui vous a permis de développer votre sens du service.

Disponible, vous aimez travailler en équipe et savez utiliser vos aptitudes à la communication. Vous avez un excellent niveau d’orthographe et une aisance rédactionnelle.

La maîtrise des outils bureautiques (MS Pack Office : Excel, Word, PowerPoint…) et un niveau intermédiaire (oral et écrit) de l’anglais est indispensable.

Autonome, vous savez travailler en collaboration avec différents interlocuteurs et apporter un niveau de service optimal.  Disponible, et diplomate, vous savez travailler en équipe, et êtes reconnu(e) pour votre efficacité ainsi que vos capacités de réactivité, de prise d’initiatives.

Précis(e) et doté(e) d’une forte attention aux détails et au respect des délais, vous gérez les missions qui vous sont confiées avec pragmatisme et sens des priorités.